Intranätet i vardagen

den 2 maj 2006

Intranätet i sig är inget självändamål. Det handlar om att effektivisera kommunikationen och samarbetet inom ett företag. Men vem ansvarar för att det fungerar?

Vi har i artikelserien om intranätet tidigare resonerat kring hur informatörer bör tänka kring hur intranätet byggs upp och hur koncernintranät fungera. Nu är det dags att fundera på hur det används och vilka roller som är involverade.

Behovet av intranätet

Behovet av intranätet uppstår i ett flertal situationer. Det handlar om dem som vill kommunicera med sina medarbetare och kolleger, om dem som söker information för att utföra sitt arbete bättre, om dem som behöver tillgång till funktioner och verktyg och så vidare. Det betyder att för intranätets värde behövs både användarna och administratörerna, men framförallt en aktiv ägare.

Aktiv ägare

Den aktiva ägaren av intranätet är den som ansvarar för dess fortlevnad i den mån att användarna fortsätter använda intranätet och administratörerna fortsätter underhålla och utveckla det.

Ett bra verktyg för att följa upp användandet av intranätet är statistik och användarundersökningar. Analyser kan tala om hur användarna inte bara säger sig använda intranätet, utan hur de faktiskt gör det. Som användare är det lätt att tro att man beter sig på ett visst sätt, till exempel hur man söker information, men i verkligheten gör man på ett helt annat sätt. För den som ansvarar för intranätet är det viktigt att få reda på hur besökaren verkligen beter sig. Det är en förutsättning för att kunna fatta rätt beslut i den fortsatta utvecklingen av nätet.

Hur behålla användarnas intresse

I de allra flesta företag vill man att intranätet ska vara förstahandsvalet där användarna hämtar information. På så sätt kan man öka chanserna för att till exempel ledningens kommunikation också når ut till samtliga medarbetare. Det är ofta ett av intranätens huvudsyften.

En förutsättning för att uppnå detta är att användaren vill använda intranätet. Det kräver bland annat uppdaterad och intressant information, men också funktioner och verktyg som är viktiga för medarbetarens arbetsdag.

I ett intranät som har levt ett tag fungerar detta ofta med hjälp av drivna administratörer. För att kunna leva upp till – och emellanåt också överträffa – användarnas förväntningar krävs dock en vakande hand som ser till att detta sker. Ett sätt att hantera detta utan att det krävs för många insatser under året är att göra en aktivitetsplan på årsbasis för vilka aktiviteter som ska genomföras. Exempel på aktiviteter är förbättrad sökfunktion, utökad funktionalitet för publicerare som underlättar för användarna, nytt innehåll, enkäter, etcetera.

Rollerna

Underhållet av ett intranät kräver alltså en aktiv ägare och administratörer. För att organisationen ska fungera och intranätet utgöra en plattform för kommunikation inom företaget behövs ytterligare några roller:

• En styrgrupp bestående av olika intressenter för intranätet, till exempel informationschef, IT-chef och affärsområdeschefer, som fattar beslut kring bland annat budget och utveckling. Styrgruppen bör vara väl medveten om intranätets mål och syften.
• En tekniskt ansvarig ansvarar för den tekniska utvecklingen och att den sker i enlighet med uppsatta regler och policies.
• Även i mindre företag kan det vara relevant med en referensgrupp bestående av representanter från olika delar i företaget som kan förmedla önskemål och behov från organisationen.

Alla dessa olika roller bör samordnas av ägaren. Det är inte en person som gör intranätet framgångsrikt och välanvänt. För att nå framgång krävs en kombination av styrning, målmedvetenhet, nyfikenhet och att man arbetar kreativt i en större grupp. Då utvecklas intranätet och fungerar som ett stöd för medarbetarna i deras vardag.