Öka intresset kring er kvartalsrapport

den 12 september 2007

För vissa är kvartalsrapportering synonymt med stress och kortsiktigt vinstintresse. För andra ett tillfälle att kommunicera nuläge och mål till kapitalmarknad och allmänhet. Men hur gör man om företaget inte heter Ericsson? Även ett mindre känt företag kan faktiskt göra en hel del i konkurrensen om medieutrymmet.

Skapa förhandsintresse och uppmärksamhet

Innan rapporten offentliggörs finns flera tänkbara aktiviteter i syfte att uppmärksamma marknad och målgrupper på en kommande kvartalsrapport.

Företagets webbplats

• Kalender med kommande rapporttillfällena ska finnas på webbplatsen.
• Påminnelsefunktion bör finnas i kalendern, så att en påminnelse via e-post kan fås ett par dagar före rapporttillfället.
• Information om och inbjudan till eventuell media- och analytikerpresentation bör läggas ut på webbplatsen en till två veckor innan presentationstillfället.

Pressmeddelande

• Ett pressmeddelande cirka en vecka före rapporttillfället rekommenderas. Innehållet kan vara så enkelt som att bara tala om datum och tid för när delårsrapporten offentliggörs.
• Ange även gärna var och när en rapportpresentation kommer att äga rum, om det finns möjlighet att delta per telefon och om presentationsmaterialet kommer att läggas upp på företagets webbplats.

Rapportpresentation

• En separat inbjudan bör skickas till de media och analytiker som företaget antingen redan har eller vill etablera kontakt med.
• Vissa företag väljer även att bjuda in större aktieägare till dessa presentationer.

En e-postinbjudan bör skickas ut en vecka till tio dagar innan presentationen äger rum.

Samspel mellan form och innehåll

Det viktigaste och mest intressanta med en kvartalsrapport är siffror och resultat. Dessa går inte att påverka. Men vad som däremot går att påverka är hur de presenteras i rapporten, i fråga om innehåll, disposition och layout.

Rapportens förstasida

• Använd punktlistor med korta fakta för perioden och kvartalet, en överskådlig tabell, kanske en boilerplate, ett citat från VD och ett grafiskt element, som exempelvis en produktillustration.

Formen

• Rapporten ska vara lättläst och väl disponerad. Avsnitt ska ha korrekt formulerade rubriker och få stöd av en god form. Likaså ska tabeller och eventuella grafer ha en lättläst form. Rapporten ska ha god läsbarhet på både skärm och i utskrift.

Innehållets relevans

• Målgrupperna ska ges den information de efterfrågar, såväl avseende finansiella tabeller som textens innehåll.
• Mindre bolag kan ha svårt att få uppmärksamhet i media. Då kan rapporten kompletteras med ett pressmeddelande, som fokuserar på rapportens viktigaste innehåll på ett för media mer lättillgängligt sätt.

God form och disposition ger naturligtvis inte i sig uppmärksamhet. Däremot är de viktiga delar i en helhet. En snygg och lättillgänglig rapport kan bidra till att öka intresset, skapa förtroende och kommunicera kompetens och trovärdighet.

Gör presentationen framgångsrik

Nästa viktiga komponent i kommunikationen kring kvartalsrapporten är när VD och CFO ger sin presentation för kapitalmarknaden. Här finns mycket att tänka på.

Bjud in media, analytiker och investerare till samma presentation

• Det bidrar till trovärdigheten och kan resultera i att företaget uppfattas som mer transparent.

Underskatta inte tillfällets möjligheter

• VD och CFO får möjlighet att själva beskriva det gångna kvartalets. Välj noga hur ni uttrycker er. Möjligheten – eller risken – för citat är påtaglig i dessa situationer.
• Förbered VD och CFO för situationen att tala inför publik: Är personen en ”född talare” är det inget problem. Gör en ovan talare tjänsten att upplysa honom eller henne om att det finns hjälp att få i form av träning och utbildning.

Presentationsmaterialet

• Missa inte tillfället att göra en bra bildserie både vad det gäller innehåll och utseende. Liksom kvartalsrapporten är presentationen ett verktyg att använda för att väcka intresse, skapa förtroende och kommunicera kompetens och trovärdighet.

Uppföljning

• Vilka media, analytiker och investerare kom? Se till att följa upp kontakterna och underhålla dem även mellan rapporttillfällena. Se framförallt till att sätta upp nyvunna kontakter på inbjudningslistan till nästa aktivitet.

Kontinuitet och förnyelse

Kontinuitet och förnyelse är nyckeln till framgångsrik rapportkommunikation. För att vara trovärdig bör det finnas fasta tidpunkter för pressmeddelanden, rapportsläpp och presentation. Även rapportens och presentationens disposition bör visa på kontinuitet. Större frihet gäller däremot för innehållet, särskilt i presentationen.

Innehåll

• Gör den allmänna företagspresentationen så kort som möjligt, fokusera på det aktuella kvartalets händelser och resultat.
• Variera innehållet genom att växla fokus mellan divisioner eller funktioner, till exempel marknad eller affärsutveckling.
• Låt chefen för en division eller funktion göra en egen presentation efter det att VD och CFO gått igenom kvartalets viktigaste händelser och siffror.

Möteslokal

• Har företaget butiker, kontor eller annan verksamhet i centrala Stockholm kan presentationen förläggas dit. Det blir ett konkret sätt att beskriva verksamheten.
• Det kan bli en återkommande aktivitet, exempelvis i samband med årets första kvartalsrapport.

Aktualitet

• Uppmärksamma aktuella händelser, antingen inom den egna verksamheten (förvärv, produktutveckling, expansion, marknadsutveckling med mera) eller i branschen som helhet.

För att förnya presentationen gäller det att tänka efter i förväg. Redan när pressmeddelande och inbjudan går ut ska de innehålla information om vad presentationen kommer att beröra. Bygg upp förväntningar och intresse kring det som är ”utöver det vanliga” i presentationen.

Inför nästa kvartalsrapport

Det finns många möjligheter att ta till vara på, även för företag som inte drar lika stor publik som Ericsson. Vår förhoppning är att vi inspirerar till förnyelse och ett bättre tillvaratagande av kvartalsrapportens kommunikationstillfälle.

Tveka inte att kontakta oss om ni vill ha vårt stöd eller råd inför nästa kvartalsrapport.