Maximera utkomsten med en mindre kommunikationsbudget

den 6 november 2008

Med en finanskris som dag för dag kastar oss mellan hopp och förtvivlan samtidigt som vi befinner oss i budgettider och planerar för både slutet av detta års aktiviteter och början av nästa års så finns det all anledning att fråga oss om vi kan få ut mer av en mindre budget? Kan vi spara 30 %?

Kommunikationsarbetet är i hög grad budgetstyrt och går i många fall i ganska traditionella och inrutade spår. Vi trycker vår årsredovisning, vi anordnar kapitalmarknadsdagar, vi skickar ut pressmeddelanden, vi jobbar med vår webbplats och intranät, och gör kundtidningar och så vidare. Listan på aktiviteter är ganska lång när man summerar allt och kostnaden blir därefter.

Optimala och effektiva kommunikationsaktiviteter

Denna typ av lapptäcke av kommunikationsaktiviteter uppnår antagligen kommunikationsmålen, men är det verkligen effektivt? Det är dags att fråga sig följande:

• Har vi överlappande aktiviteter? 
• Nyttjar vi teknik och kanaler på ett optimalt sätt?

Under de senaste åren har vi alla lagt till och utökat våra aktiviteter och det har funnits resurser nog för att vi skall slippa ifrågasätta om vi gör det på bästa sätt, bara vi gör det och inte missar någon målgrupp, något budskap eller någon kanal. Genom en översyn av vad vi gör och på vilket sätt vi når ut med budskapen är vi övertygade om att alla företag kan spara mycket pengar utan att tappa i effektivitet.

Hur ska vi gå tillväga?

Det handlar om fokusering och effektivitet samt att göra det man gör riktigt bra för att nå målen. För att komma hela vägen behöver man ta ett helhetsgrepp om samtliga aktiviteter och ifrågasätta om de verkligen uppfyller sina mål och syften. Finns det andra sätt att nå samma effekt? Några exempel:

Distribution av pressmeddelande

Pressmeddelanden distribueras idag via traditionella distributionstjänster där man betalar stora summor för bland annat mottagarregister. I många fall är dessa register högst överflödiga och bidrar inte i avgörande grad till spridningen. Det är viktigare att informationen placeras ut och distribueras via aggregatorer och sökmotorer som når fram till önskvärda målgrupper, journalister, bloggare och privatpersoner.

Det finns också ett flertal olika, alternativa leverantörer av tjänster man kan använda sig av. Ibland kanske man använder flera, inklusive den man har idag, ibland behöver de inte bara skickas med en mer eller mindre internetorienterad aktör. Hur vet vi vilken tjänst vi ska använda oss av? Eftersom vi mäter spridning och effekt kan vi över tid välja rätt kanaler vid varje pressmeddelande istället för att rutinmässigt välja den vi alltid har.

Webbplatsen och de e-postadresser ni själva kan samla in har också ett stort värde och är en uppenbar målgrupp för era utskick.

Kundtidning

Kundtidningar produceras och distribueras i traditionellt format. De bör även skrivas om och levereras via e-post samt publiceras på webbplatsen. Det man bör göra är att använda det material som produceras mer effektivt genom att sprida det digitalt.

Webbplatsen

Webbplatsen är utgångspunkten för mycket av det material som distribueras digitalt. På den har ni en ypperlig möjlighet att kostnadseffektivt publicera i stort sett hur mycket innehåll som ni vill. Ni kan också fånga upp och interagera med era användare och via webbplatsen samla in e-postadresser och intresseinformation som ni använder till att distribuera innehåll och budskap. Jämfört med idag kräver det ett aktivt ställningstagande och ett fokuserat arbete, men oftast inte till så mycket högre kostnader.

Dessa är bara några få exempel som en översyn kan peka på och som kan ge stora besparingar. Övergripande använder vi oss av ett antal metoder, eller angreppssätt, för att identifiera och realisera besparingar:

Skifta från tryckt till digitalt

• Minska eller ta helt bort den tryckta versionen av årsredovisningen och spara inte minst porto. På köpet får ni mätbarhet och möjlighet till större spridning till lägre kostnader.
• Producera trycksaker som stödjer kommunikationen och driver konsumtionen mot den digitala kanalen.
  

Öka tempot men kommunicera i mindre bitar

• Stora produktioner kostar alltid mycket pengar.
• Minska storleken på aktiviteterna och genomför dem oftare och mer riktat, vilket driver kommunikationen mot ”enklare” och snabbare kommunikation. Snabbheten i sig får som konsekvens att man inte KAN lägga för mycket tid på att finjustera.
• Tempoökning i kommunikation stärker bilden av företaget och ökar effekten av kommunikationen.

Utnyttja och engagera omvärlden och er egen organisation

• Utnyttja det ni redan har – låt information och innehåll från befintliga källor flöda och ersätt specialskrivet material med interntproducerat.
• Engagera intressenter och ambassadörer för företaget i er egen kommunikation. Billigare skribenter finns inte.

Börja använda e-post

• Förvånansvärt få företag samlar in, segmenterar och distribuerar information till mottagare via e-post. Det är oerhört kostnadseffektivt.

Vi tror att många företag kan minska sin kommunikationsbudget med upp till 30 % utan att för den skull tappa i effektivitet jämfört med nuläget.  I vissa fall kan ni faktiskt få ett betydligt bättre genomslag.

Vill ni få hjälp med att öka effektiviteten i er kommunikation? Tala med oss!